¿Cómo mejorar los procesos internos?

Mejorar los procesos internos es una excelente opción para realizar de forma correcta las actividades del día a día y ordenarlas para conseguir mejores resultados, beneficiando a proveedores, al equipo y, sobre todo, a los clientes.

Un proceso es una secuencia de tareas que se realizan de forma concatenada —una detrás de la otra— para alcanzar un objetivo o fin concreto. Ser conscientes de los pasos relevantes en nuestra operatividad empresaria es fundamental, y puede ofrecernos ventaja a la hora de mejorar en eficiencia, eficacia y productividad.

¿Quiénes participan del proceso?

1

El responsable

Es quien tiene la autoridad para hacer los cambios necesarios en función del objetivo del proceso.

2

Los usuarios

Son aquellas personas que "trabajan" dentro del proceso, generando acciones con valor agregado.

3

Entidad origen

Es donde se inicia o comienza el proceso. La entrada (input) que dispara la secuencia.

4

Entidad destino

Es quién o aquello que recibe el producto final o resultado. La salida (output) que cierra el flujo.

Clasificación de actividades

Lo recomendable es identificar las actividades del proceso y clasificarlas. Esta mirada ayuda a saber dónde estamos invirtiendo tiempo y dónde se genera el valor real:

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Estratégicas

Definen rumbo y dirección.

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Operativas

Generan el producto o servicio.

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De apoyo

Sostienen las operativas.

📊

De medición

Controlan y miden la gestión.

Tips para mejorar los procesos internos

Para tener una metodología clara, basate en los objetivos que te hayas trazado, tené en cuenta el tamaño de tu empresa y sé consciente de los cambios que querés llevar adelante. Estos son los puntos clave:

- Identificar los problemas. Detectar dónde el proceso no está dando los resultados esperados.

- Definir claramente el problema y buscar un mecanismo de medición por medio de indicadores para plantear objetivos. Si no los tenemos, habrá que pensar cómo implementarlos para saber con certeza cómo solucionarlo.

- Identificar las causas que originan el problema (no basarse en las consecuencias), clasificarlas y establecer posibles soluciones.

- Diseñar planes de acción e implementar la mejora de los procesos:

- Asignar dueños o responsables de procesos.

- Establecer las "entradas" y las "salidas" de dichos procesos.

- Establecer límites bien definidos del proceso (alcance del mismo).

- Establecer procedimientos documentados y obligaciones de trabajo.

- Definir claramente el objetivo del proceso.

- Si es necesario, contactar a personas expertas que puedan ayudar con la solución.

- Implementar los cambios planteados (gestión del cambio).

- Controlar y medir el nuevo proceso con los cambios realizados (basarse en los indicadores).

- Monitorear constantemente y, si es necesario, realizar ajustes.

Liderazgo y gestión del cambio

Una cuestión no menor a tener en cuenta es que para tener mejores y funcionales procesos internos será necesario realizar cambios, lo que genera cierto estrés e incertidumbre en los actores intervinientes. Por eso es crucial tener un liderazgo determinante.

Algunas personas son temerosas a los cambios; sin embargo, es muy importante dejar el miedo atrás, abrir la mente, enfocarse en el objetivo (la visión) y prepararse para algunas frustraciones. La capacidad de resiliencia es un atributo fundamental en empresarios y emprendedores.

Si fuera fácil, lo haría todo el mundo.

— Dicho popular

Las empresas son como seres vivos

Las empresas se asemejan a seres vivos: deben ir evolucionando, adaptándose día a día a una realidad cambiante y desafiante. Con el constante avance de la tecnología esto es aún más crucial, por lo que es fundamental estar monitoreando los procesos internos para detectar de qué manera es posible mejorar. No hacerlo es riesgoso.

La pérdida de competitividad puede dejarnos fuera de mercado. Al fin y al cabo, los procesos de una empresa representan un know-how, el "saber hacer" que le otorga valor a través de un mejor producto o servicio y, por lo tanto, del éxito y la permanencia a lo largo de los años en el mercado.

Nota basada y adaptada de "¿Cómo mejorar los procesos internos?" publicada en Mundo Empresas.